Digitaler Ersatzteilkatalog: das passende Teil zur ausgelieferten Maschine

Ein digitaler Ersatzteilkatalog ist eine Anwendung, in der Kunden und Servicetechniker Ersatzteile anhand von Zeichnungen und Stücklisten finden und direkt anfragen oder bestellen. Er ersetzt das gedruckte oder als PDF verteilte Teileheft. Sein Wert hängt daran, dass er den Stand der konkreten Maschine zeigt und nicht irgendeine Fassung der Baureihe.

Was ein digitaler Ersatzteilkatalog leistet

Die Grundform ist seit langem dieselbe: eine Zeichnung der Baugruppe mit Positionsnummern und daneben die Liste der Teile mit Sachnummer, Bezeichnung und Menge. Digital kommen drei Dinge hinzu. Positionen in der Zeichnung sind anklickbar und mit der Liste verknüpft. Die Suche funktioniert über Sachnummer, Bezeichnung oder Baugruppe. Und die Auswahl wird als Anfrage weitergegeben, statt am Telefon Teilenummern vorzulesen.

Nicht jedes Teil gehört hinein. Hersteller unterscheiden üblicherweise zwischen Verschleißteilen, die der Betreiber selbst tauscht, Ersatzteilen für den Service und Teilen, die nur als ganze Baugruppe geliefert werden. Normteile wie Schrauben erscheinen oft nur zur Orientierung. Diese Einstufung ist eine fachliche Entscheidung und steht vor jeder technischen.

Aus welchen Daten der Katalog entsteht

• Stücklisten. Sie liegen im ERP oder in einem PDM- beziehungsweise PLM-System und sind für die Fertigung gegliedert, nicht für den Service. Eine Service-Stückliste fasst Baugruppen so zusammen, wie ein Techniker sie tauscht.
• Zeichnungen. Explosionsdarstellungen entstehen aus CAD-Daten oder werden nachgezeichnet. Wo 3D-Modelle vorhanden sind, lassen sie sich vereinfacht im Browser anzeigen; Konstruktionsdetails, die nicht nach außen sollen, werden vorher entfernt.
• Artikeldaten. Verfügbarkeit, Nachfolgeteile und kundenspezifische Konditionen kommen aus dem ERP und werden bei Bedarf abgefragt, nicht kopiert.

Die Anbindung erfolgt über Schnittstellen der vorhandenen Systeme. Eine zweite, von Hand gepflegte Teileliste daneben ist der zuverlässigste Weg, Katalog und Lager auseinanderlaufen zu lassen.

Sprachfassungen sind ein eigener Punkt. Bezeichnungen aus der Fertigung sind oft Kürzel, die ein Betreiber im Ausland nicht versteht; der Katalog braucht Servicebezeichnungen in den Sprachen der Kunden, gepflegt an einer Stelle und nicht auf jeder Katalogseite neu.

Auslieferungsstand statt Konstruktionsstand

Viele Fehlbestellungen entstehen nicht durch falsche Suche, sondern durch den falschen Stand. Die Konstruktion ändert Baugruppen laufend; eine Maschine, die vor Jahren geliefert wurde, enthält eine frühere Ausführung. Der Katalog braucht deshalb den Bezug von der Seriennummer zur Stückliste, mit der genau dieses Gerät gebaut wurde, oft als „as built“ bezeichnet, und zu späteren Umbauten beim Kunden. Tauscht ein Servicepartner eine Baugruppe, muss sein Bericht diesen Stand fortschreiben, sonst stimmt die Zuordnung nur bis zum ersten Einsatz.

Fehlt diese Zuordnung, hilft eine Übergangslösung: Änderungsstände mit einer Gültigkeit ab Seriennummer oder Baujahr pflegen und im Katalog anzeigen. Langfristig gehört die Zuordnung in die Akte des Geräts, die auch für einen digitalen Produktpass gebraucht wird.

Vom Teil zur Bestellung

Am Ende steht ein Warenkorb, doch was danach passiert, unterscheidet Kataloge stärker als die Oberfläche. Drei Wege sind verbreitet: Die Auswahl geht als Anfrage an den Innendienst, der ein Angebot erstellt; sie wird mit hinterlegten Konditionen als Bestellung direkt ins ERP geschrieben; oder sie wird über eine Beschaffungsschnittstelle wie OCI in das Einkaufssystem des Kunden übergeben.

Konditionen setzen eine Anmeldung voraus. Ein offener Katalog ohne Preise hilft, ein Teil zu identifizieren; Preise, Verfügbarkeit und Bestellhistorie sieht nur, wer als Kunde angemeldet ist und zu dessen Konto die Maschine gehört.

Für Techniker im Einsatz ist derselbe Katalog Teil der mobilen Anwendung: Das Teil wird am Gerät ausgewählt und dem Servicebericht zugeordnet. Wie das in einer Service-App zusammenkommt, beschreibt der eigene Artikel.

Typische Fehler beim Ersatzteilkatalog

• PDF mit Suchfeld. Die alten Teilehefte werden hochgeladen; Positionen sind nicht verknüpft, Stände nicht zugeordnet.
• Fertigungsstückliste eins zu eins. Sehr viele Positionen, von denen der Service nur einen Bruchteil braucht, machen die Suche mühsam.
• Keine Zuständigkeit. Niemand pflegt neue Baureihen und Änderungen ein; bald gilt der Katalog als unzuverlässig, und die Anrufe kehren zurück.
• Nachfolgeteile ohne Verweis. Ein abgekündigtes Teil verschwindet aus der Liste, statt auf seinen Ersatz und dessen Einbauhinweise zu verweisen.
• Zu viel gezeigt. Vollständige Konstruktionsmodelle erreichen Kunden und Wettbewerber.

Wie wir einen Katalog aufbauen

Wir starten mit einer Baureihe, die viele Serviceanfragen erzeugt, klären mit Service und Konstruktion die Einstufung der Teile und binden Stücklisten und Artikeldaten aus den vorhandenen Systemen an. Abnahmekriterien, etwa der korrekte Stand zu einer Stichprobe von Seriennummern, stehen vor dem Start im Angebot. Die Umsetzung beschreibt die Seite Softwareentwicklung.