Digitaler Produktpass: Produktdaten, die nach dem Verkauf abrufbar bleiben

Der digitale Produktpass ist ein Datensatz zu einem einzelnen Produkt oder Modell, der über einen Datenträger wie einen QR-Code abrufbar ist. Er bündelt Angaben zu Material, Reparatur, Ersatzteilen und Entsorgung. Grundlage in der EU ist die Ökodesign-Verordnung (EU) 2024/1781; welche Produkte ihn tragen müssen, regeln Rechtsakte je Produktgruppe.

Produktpass: was die Ökodesign-Verordnung darunter versteht

Die Verordnung (EU) 2024/1781, kurz ESPR, löst die frühere Ökodesign-Richtlinie ab, die vor allem energieverbrauchsrelevante Produkte erfasste. Der neue Rahmen gilt grundsätzlich für nahezu alle physischen Waren; ausgenommen sind unter anderem Lebensmittel, Arzneimittel und Fahrzeuge. Konkrete Inhalte schreibt die Verordnung selbst noch keinem Produkt vor. Sie legt fest, wie ein digitaler Pass gebaut sein muss, und überlässt die Einzelheiten delegierten Rechtsakten, die Produktgruppe für Produktgruppe erlassen werden.

Diese Rechtsakte bestimmen drei Dinge: ob eine Produktgruppe einen Pass braucht, welche Angaben er enthält und auf welcher Ebene er geführt wird – je Modell, je Charge oder je Einzelstück. Die Ebene entscheidet über den Aufwand. Ein Pass je Modell ist im Kern ein gepflegtes Datenblatt; ein Pass je Einzelstück verlangt, dass jedes ausgelieferte Gerät in den Systemen des Herstellers eindeutig geführt wird.

Technisch besteht der Pass aus drei Teilen: einer eindeutigen Produktkennung, einem Datenträger am Produkt, auf der Verpackung oder in den Begleitunterlagen, und den Daten selbst, die der Wirtschaftsakteur oder ein beauftragter Dienstleister bereithält. Die Kommission führt ein Register, in dem die Kennungen hinterlegt werden.

Der Batteriepass als erster Anwendungsfall

Verbindlich greifbar wird das Konzept zuerst über eine andere Vorschrift: Die Batterieverordnung (EU) 2023/1542 verlangt einen Batteriepass für Traktionsbatterien von Elektrofahrzeugen, für Batterien leichter Verkehrsmittel und für Industriebatterien oberhalb einer festgelegten Kapazität. Er ist über einen QR-Code erreichbar und enthält unter anderem Angaben zu Zusammensetzung, CO2-Fußabdruck und Rezyklatanteil, bei bestimmten Batterien auch zum Alterungszustand.

Wer Maschinen oder Geräte mit solchen Batterien baut, bekommt damit zum ersten Mal Zuliefererdaten, die über einen Pass abrufbar sind und zum eigenen Produkt passen müssen. Der Batteriepass zeigt außerdem, wie die übrigen Pässe gedacht sind: als fortlaufend gepflegter Datensatz, nicht als einmal erzeugtes Dokument.

Welche Angaben ein Pass trägt – und wer sie sehen darf

Die ESPR nennt einen Katalog möglicher Inhalte, aus dem die Rechtsakte je Produktgruppe auswählen. Für den After-Sales sind vor allem diese Angaben interessant:

• Reparatur und Wartung. Anleitungen, Hinweise zur Zerlegung, benötigte Werkzeuge.
• Ersatzteile. Welche Teile verfügbar sind und wie man sie bezieht.
• Stoffe. Besorgniserregende Stoffe und wo sie im Produkt stecken, wichtig für Reparatur und Entsorgung.
• Nachweise. Konformitätserklärung, technische Unterlagen, Kennungen von Hersteller und Importeur.

Nicht jede Angabe ist öffentlich. Die Verordnung sieht abgestufte Zugriffsrechte vor: Kunden sehen anderes als Werkstätten, Recyclingbetriebe oder Marktüberwachungsbehörden, und vertrauliche Geschäftsinformationen bleiben geschützt. Für die Software heißt das: ein Rollenmodell von Anfang an, keine offene Webseite hinter dem Code.

Der digitale Produktpass im After-Sales

Der Pass verlangt kaum Angaben, die ein Hersteller nicht schon hätte. Stücklisten liegen im ERP oder PLM, Anleitungen im Dokumentenarchiv, Teilenummern in Katalogen, Serviceberichte in Tabellen oder im CRM. Neu ist die Forderung, diese Angaben einem bestimmten Produkt zuzuordnen und über lange Zeit stabil abrufbar zu halten.

Genau diese Zuordnung braucht auch der Service. Ein Techniker vor einer Anlage will nicht die Anleitung der Baureihe, sondern die zum Baustand dieses Geräts, und die Teile, die tatsächlich verbaut sind. Wer den Pass als Zugang denkt, baut darunter eine Datenbasis, auf die auch der digitale Ersatzteilkatalog und eine Service-App zugreifen: gleiche Kennung, unterschiedliche Rollen. So wird aus einer Pflichtangabe ein Werkzeug, das bei jeder Störung gebraucht wird.

Wo Vorbereitungen ins Leere laufen

• Auf den eigenen Rechtsakt warten. Welche Felder genau verlangt werden, steht erst im Rechtsakt der jeweiligen Produktgruppe. Ob Seriennummern, Baustände und Teilelisten sauber zusammenpassen, lässt sich schon heute prüfen – und das ist der langwierige Teil.
• Eine zweite Datenhaltung aufbauen. Werden Angaben aus ERP und Archiv von Hand in ein separates Passsystem kopiert, laufen beide Stände auseinander.
• Instabile Adressen. Ein QR-Code wird gedruckt, die Webadresse dahinter ändert sich mit dem nächsten Relaunch. Der Datenträger muss so lange auflösbar bleiben, wie der Rechtsakt es verlangt.
• Alles öffentlich. Ohne Rollen landen Hinweise für Fachpersonal oder vertrauliche Angaben bei jedem, der den Code scannt.
• Werbetext statt Daten. Ein Pass ist ein strukturierter Datensatz mit festgelegten Feldern, keine Produktseite.

Wie wir einen Pass an bestehende Daten anschließen

Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme: Welche Angaben liegen wo, in welcher Qualität und unter welcher Kennung. Danach entsteht eine Schicht, die Stammdaten, Dokumente und Teilelisten aus den vorhandenen Systemen liest, einem Produkt zuordnet und je Rolle ausgibt, statt sie zu kopieren. Welche Felder der Rechtsakt verlangt, klärt der Hersteller mit seiner Rechtsberatung; was geliefert und wie es abgenommen wird, steht in der Leistungsbeschreibung. Umgesetzt wird das als Softwareentwicklung in Etappen, jede mit eigenen Abnahmekriterien.